コスト設計

先手必勝のプランニング

幹事として旅行計画を実行に移す際に、最初に決めておきたいのが「旅行会社」です。
この決定は早ければ早いほど良いと言えます。前幹事さんよりご紹介いただいても良いでしょうし、会社で決まったところにお願いしているのであれば、そちらを利用しても良いでしょう。
ただしできるだけ早い時期に話を持って行くのがポイント。何しろ団体の予約は、すぐに埋まってしまうものです。
早期に旅行会社に話を持っていけば、他の予約が入る前に行き先や宿泊先を選ぶことができますので、選択の幅が広がります。結果として幅広い価格帯の中から旅行計画を練ることができ、コストを下げることも可能になるのです。

旅行経費について

幹事さんのために-旅費は必要経費?-

社員・慰安旅行のために発生する旅行費用を会社が負担した場合、その負担額は経理上「福利厚生費」として取り扱われることになります。
この費用は法人税上、損金として経費算入が認められているのです。ただしそのためには旅行期間を4泊5日以内にしなければなりません。
例えば1週間にも及ぶ長い社員旅行の費用は、全額経費として計上することはできないのです。
ただし旅行中に占める視察の内容・期間などにより、一部を「必要経費」として認められるケースもあります。以下をご覧ください。

社内旅行費を「経費」にするには?

機会均等が原則、期間と参加者比率にも条件あり

税法上、会社が従業員に対し平等に処遇したものでなければ、福利厚生費として計上されません。
“役員のみ、あるいは部長以上の社員に限る”といった、参加者を限定した社内旅行の経費は参加者への賞与(給与)と見なされてしまい、福利厚生費として計上することはできず、課税対象になってしまいます。
社内旅行の経費を福利厚生費として計上するには、「機会均等」の原則――社員誰もが参加できる機会と権利を持っている、ということを踏まえた上で、以下の2つの条件を満たす必要があります。

条件1『期間は4泊5日以内』

旅行期間が4泊5日以内(ただし、海外旅行の場合は現地の滞在日数が4泊5日以内とされ、行き帰りの移動日数は含まれない)であること。これを超えると、超過分だけでなく、全費用が従業員への給与と見なされ課税対象になってしまいます。

ただしこの場合、観光と研修をうまく組み合わせることで、4泊5日を超える滞在費用を研修費として損金で計上することが可能なのです。
とは言え、観光費用をそのまま研修費として計上するのには無理があります。そのため講習会参加を示す領収書や会議の議事録など、実際に現地で研修を行ったという証拠が必要となります。

条件2『社員50%以上の参加』

条件の2つ目は、旅行に参加する役員や社員の数が全社員数の50%以上であることです。
ただし、工場や支店単位で旅行を行う場合は、その職場単位で50%以上の参加があればOKです。

一般にアルバイト従業員は“参加者比率”の対象にはなりません。
特定のアルバイトを連れて行く場合には、税務署に対してその理由を明らかにしておかないと、旅行参加費用を福利厚生費として計上できなくなります。
この場合は「勤務時間が一定を超えている人員については、社内旅行の参加対象者にする」というような内規をあらかじめ作成しておく必要があります。

なお旅行費用は会社が全額を負担しても、一部を従業員が負担しても構いません。
ただし会社が負担する金額は福利厚生費として“常識的な金額の範囲内であること”が求められます。
とは言えそこに明確な基準はなく、税務署が“ぜいたくな旅行”と判断した場合は、旅行費用は従業員に対する給与と見なされ課税対象になってしまいます。

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幹事として旅行計画を実行に移す際に、最初に決めておきたいのが「旅行会社」です。
この決定は早ければ早いほど良いと言えます。前幹事さんよりご紹介いただいても良いでしょうし、会社で決まったところにお願いしているのであれば、そちらを利用しても良いでしょう。
ただしできるだけ早い時期に話を持って行くのがポイント。何しろ団体の予約は、すぐに埋まってしまうものです。
早期に旅行会社に話を持っていけば、他の予約が入る前に行き先や宿泊先を選ぶことができますので、選択の幅が広がります。結果として幅広い価格帯の中から旅行計画を練ることができ、コストを下げることも可能になるのです。

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