よくあるご質問

Q. 幹事が決まった時点でしなければいけないことって何でしょうか?

参加できそうなメンバーに自分が幹事になったことを報告しましょう。
幹事の仕事は非常に多岐にわたり、すべてを1人で完璧にこなすことはまず不可能です。
さまざまな局面で協力を仰ぐためにも、あいさつの意味を込めて社内メールや掲示板などで通達を行っておきましょう。

Q. 経費を安く済ませるためにはどうすればいいですか?

ピーク時期をずらすことで経費を抑えることができます。
たとえば社員旅行のピークは10?12月前半です。この時期はフルーツ狩りや温泉を楽しむのに適しているため、多くの企業で社員旅行・慰安旅行が実施されます。
また、春であれば5?6月。こうした時期は価格も高く設定されていますので、あえてこの時期を避けることで費用を抑えることができます。

Q. 行き先は決まっているのですが…立ち寄る観光スポットなどがみつかりません。

旅行会社の担当者に相談してみましょう。宿泊場所近辺にめぼしい場所がみつからなくとも、道中で観光スポットに立ち寄れるようにコースを修正することができます。

Q. 場所と人数が決まったら?

旅行会社に相談し、宿泊場所や貸し切りバスに仮予約を入れます。
A2でお答えしたような時期であれば、すぐに予約が入ってしまいます。
また直前予約であれば、料金が跳ね上がってしまうこともありますので、予約はできるだけ早めに行いましょう。

Q. 出発当日の朝、遅刻者がいた場合にはどうすれば良いでしょう?

通常、遅刻者が出ることを想定して、集合時間は早めに設定します。
しかしそれでも遅れてしまう場合は、途中合流か現地集合してもらうしか方法はありません。
バスであれば運転手に事情を説明して、合流可能な駅までバスを回してもらうことができます。しかし飛行機を利用するような遠方の場合にはどうしようもありません。

Q. 幹事の持ち物として持参した方が良いものはありますか?

周辺の地図付き観光ガイドブック、参加者の緊急連絡先、病院などの周辺施設が掲載されている資料、酔い止めの薬、応急処置セットは必須です。
他に宴会用道具の準備・持参も幹事の仕事だと言えます。

Q. 心付けは必要ですか?

絶対に必要だというものではありません。
しかし渡しておくことで、何らかの不慮の事態にも、快く対応してもらいやすくなるという利点はあります。
前年度の資料を確認し、それに倣うのがベターです。

Q. 旅行中のお金の管理が不安なのですが…。

できるだけ事前払い、事後払いにするよう旅行会社と相談してみてください。そうすれば当日に所持するお金は少なくて済みます。
宿泊場所では室内の金庫ではなく、フロントに預けるようにしてください。また幹事はその他の業務で忙殺され、お金の管理までは手が回らないことも考えられますので、他のメンバーに会計役をお願いしてしまうのも良いでしょう。

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