旅行プラン作成のコツ

社員・慰安旅行実施までの流れ

旅行会社を選んだら、続いて肝心の「行き先」や「日程」などを決めていくことになります。
「昨年よりも楽しい!」と参加者に思ってもらえるような旅行計画を練りましょう!そのためのコツを以下にご紹介します。
まずは社員・慰安旅行の準備から終了までの流れを把握しておきましょう。

STEP1

旅行の企画準備(旅行テーマ・日程・行き先・経費・企画内容)。
上記の中でも「テーマ」が重要です。逆にこれさえ決まれば、行き先などもすぐに決まることでしょう。

STEP2

旅行会社との打ち合わせ。上記内容を相談します。宿泊場所や観光ポイントもこの時点で候補を絞っておきます。
旅行会社の作成する見積書・旅程表を確認しましょう。

STEP3

見積書・旅程表が納得のいくものであれば、行き先での宴会会場を決定します。
宿泊場所の宴会場ではなく、別に会場を確保するケースもあります。

STEP4

料理とお酒の注文、必要なグッズの準備、ショーの手配、ビンゴゲームなどの用意といった宴会のプランニングをします。

STEP5

旅行会社との最終打ち合わせを行います。ここでホテルのクーポン券などを受け取ります。

STEP6

旅行当日です。不慮の事態に対する準備を忘れずに。

STEP7

旅行終了後には会社に対して会計報告を行います。また資料など、次年度幹事への引き継ぎも行います。

上記のような流れで社員旅行や慰安旅行は行われます。この中で参加者皆が楽しめるように活躍(暗躍?)するのが「幹事」の役目なのです。

企画書の作り方

具体的なプランを作りましょう

具体的なプランを作りましょう。
社内での意見の吸い上げや旅行会社の方との打ち合わせ、行き先を決めて…。
こちらのページでは実際に幹事としてどう動いていくのかについてご紹介します。

旅行プランの作成

幹事の仕事

まずは幹事の仕事を把握しなければなりません。旅行当日までにしなければならないことを以下にリストアップしてみました。

  1. 社内アンケート(情報を集める)
  2. 旅行のテーマを決め、企画を固める
  3. テーマやアンケート、パンフレットなどをもとに旅行会社の担当者と打ち合わせ・見積依頼
  4. 旅行手配・予約
  5. 参加者との打ち合わせ
  6. 代金の支払い
  7. 買い出し
  8. 宴会準備・会場手配
  9. 旅行当日の仕切り

これらすべてを1人で完遂しようとは思わないでください。特に旅行当日は協力してくれる仲間に、ある程度役目を割り振っておくのがベターです。

旅行の日程・行き先・コースの決定

旅行企画段階においてもっとも重要なのは旅行のテーマです。
それを決定するためにはまず「情報を集めること」が必要になってきます。
この場合の情報とは「旅行参加予定者が何を希望しているか」ということです。社内アンケートを行い、意見の吸い上げを行いましょう。それをもとに旅行のテーマを決めます。

テーマが決まれば、自ずと行き先も決まってきます。
暖かいところなのか、寒いところなのか、温泉に入りたいのか、観光をしたいのか…。テーマに沿った行き先を選んだ後に、旅行会社に話を持っていきます。
行き先と大まかな経費を伝えた上で、プランの作成と見積を依頼します。数パターンの旅程表を組んでもらえますので、その中から希望に近いものを選んでください。
もちろん旅程表に書かれている内容をそのまま実施しなければいけないわけではありません。資料やパンフレットなどを持ち寄り、旅行会社の担当者とプランを詰めていきます。

日程
社員旅行や慰安旅行の場合、日程は毎年同じ時期であることがほとんどです。特に問題がない限りは、変更の必要はないでしょう。年間スケジュールなどと擦り合わせて日程を決定してください。
行き先
海方面なのか山方面なのか、リゾート地区なのかアウトドアを楽しむような地区なのか、など。これまでに行った場所は避けることが多いようです。
趣向
温泉、クルージング、ゴルフ、フルーツ狩り、ショッピングなど。行き先とも大きく関わります。

上記でご紹介したように、行き先や観光スポットの選定にはやはりプロフェッショナルである旅行会社のサポートが必須。
なかなか素人さんでは探せないような、穴場スポットのご案内も可能です。
当サイト監修の「昭和観光株式会社」では、これまでにいくつもの社員旅行や慰安旅行を手がけてきたキャリアから、ご要望に添った旅行プランをご提案させていただきます!

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